Privacy beleid

Privacy protocol VWG Alkmaar en Omstreken.
Inleiding:
Per 25 mei 2018 is in de hele EU een nieuwe wet met betrekking tot privacy bescherming ingegaan. In Nederland heet dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Alle bedrijven en verenigingen vallen onder deze wet.
1. Van toepassing

  • Dit Privacy protocol is van toepassing op alle persoonsgegevens die VWG Alkmaar en Omstreken (hierna: VWGA) verwerkt van haar leden of andere geïnteresseerden.
  • Indien je lid wordt van VWGA of om een andere reden persoonsgegevens aan VWGA verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit Privacy protocol te verwerken.
  • Dit Privacy protocol is terug te vinden op de website van VWGA (www.vwg-alkmaar.nl)

2. Welke gegevens worden verzameld en met welk doel?

  • Voor en achternaam: we spreken elkaar aan met de voornaam. Naam hoort bij het verenigingslid/donateur.
  • Adres: we hebben het adres nodig voor het versturen van post naar de leden
  • E-mailadres: voor het versturen van het clubblad, nieuwsbrieven en andere informatie met betrekking tot de vereniging.
  • Telefoonnummer: voor het bereiken van leden voor vragen of activiteiten, problemen, etc.
  • IBAN nummer: voor het innen van contributie via machtiging; terugbetalen van gelden.

3. Beheer van de gegevens.

  • De persoonsgegevens van de leden worden geregistreerd door de penningmeester (penningmeester@vwg-alkmaar.nl).
  • De gegevens worden opgeslagen:
  • a. Met wachtwoord op de harde schijf van de PC;
    b. Met wachtwoord op een externe harde schijf.

  • Gegevens worden via de website met wachtwoord gedeeld met:
  • c. andere bestuursleden: alleen naam, telefoonnummer en emailadres.
    d. webmaster VWGA: alleen naam en e-mailadres i.v.m. het digitaal versturen clubblad.

  • Toegang PC van de penningmeester is beveiligd met een wachtwoord; de gsm met een pincode.
  • Onder restrictie kunnen gegevens worden ingezien via de penningmeester of secretaris.

4. Verantwoordelijkheid voor persoonsgegevens.
De verantwoordelijkheid voor adequate opslag en verwerking van de persoonsgegevens van de leden berust bij de penningmeester. De secretaris is eindverantwoordelijk.
Indien datalekken worden ontdekt zullen deze direct bij het voltallige bestuur worden gemeld. Er worden direct maatregelen genomen om het lek te dichten en onderzocht hoe dit lek in de toekomst is te voorkomen. Als er ernstige nadelige gevolgen zijn zal dit gemeld worden bij de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) en bij de leden.
5. Bewaar termijn.
VWG Alkmaar bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Gegevens worden bewaard bij de penningmeester. Andere bestuursleden beschikken niet over deze gegevens.
6. Notulen.
De algemene ledenvergadering en bestuursvergaderingen worden genotuleerd.
De notulen van de ALV gaan naar alle leden.
De notulen van het bestuursvergaderingen gaan alleen naar de leden van het bestuur.
Opslag van de notulen en vergaderbijlagen, geschiedt op de PC van de secretaris. Bestuursleden bewaren de notulen op hun PC.
De secretaris beheert het archief met alle vergaderstukken, notulen e.d. m.b.t. de vereniging. Alle stukken zijn digitaal beschikbaar, maar van alle notulen wordt ook een uitgeprinte versie bewaard.
7. Correctie, inzage en verwijdering.
Elk lid heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van zijn/haar gegevens.
Wijzigingen van het privacy protocol kunnen alleen met toestemming van de algemene ledenvergadering en zullen worden vermeld in het clubblad en website.
8. Klachten.
Leden kunnen een klacht indienen bij de autoriteit persoonsgegevens, indien er geen gehoor wordt gevonden bij het bestuur.

Jan 2020.